Domina las Bases de Datos de Notion: tu guía completa

Bienvenido al curso Domina las Bases de Datos de Notion, tu guía completa y gratuita para aprovechar todo el potencial de la potente funcionalidad de las bases de datos de Notion. En este curso, nos adentraremos en el mundo de las bases de datos Notion, explorándolo todo, desde la creación y personalización de bases de datos hasta el aprovechamiento de funciones avanzadas como propiedades, fórmulas, filtros, rollups y vistas.

Tanto si eres principiante en Notion como si eres un usuario experimentado que busca mejorar sus habilidades, este curso está diseñado para equiparte con los conocimientos y recursos necesarios para crear bases de datos eficientes, organizadas y visualmente atractivas en Notion, que pueden agilizar tu flujo de trabajo y aumentar tu productividad.

La base de datos en Notion es mi función favorita. Con el tiempo, confío en que tú también te enamorarás de su versatilidad y potencia. A continuación te detallo algunas de los principales beneficios a considerar:

Organizar y centralizar información relacionada con un tema o proyecto específico.
Flexibilidad para personalizar la base de datos. Puedes incluir muchos tipos de propiedades como fechas, números de teléfono, enlaces, texto, etc. Esta flexibilidad te permite crear bases de datos para cualquier cosa, desde gestión de tareas y notas de reuniones hasta colecciones de recetas de menú y planificación de viajes.
Filtrar y ordenar te permite personalizar lo que quieres ver de la base de datos.
La propiedad de relación de Notion te permite vincular otras bases de datos para conectar información en diferentes partes de tu espacio de trabajo.
La propiedad de fórmula de Notion permite a los usuarios avanzados escribir fórmulas personalizadas. Esto te permite automatizar cálculos, transformar datos existentes, obtener información más profunda de tus datos y mucho más.
Para uso profesional o personal, puedes vincular una vista de base de datos de un calendario con el calendario de Google.

Después de completar este curso, podrás transformar tu espacio de trabajo en una central de organización y productividad. Imagina tener un sistema donde las tareas fluyan sin esfuerzo, la información esté al alcance de tu mano y los proyectos se mantengan en el buen camino – ¡ese es el poder que tendrás en tus manos!

Sin embargo, antes de entrar en materia, es importante mencionar brevemente por qué se creó Notion y el problema que resuelve.

Hasta hace poco, las herramientas de productividad tradicionales eran demasiado rígidas y estaban aisladas. Por ejemplo, utilizamos Microsoft Word para crear y editar documentos, Excel para almacenar información, Google Drive para almacenar archivos, Asana o ClickUp para la gestión de proyectos, Todoist para tareas y Evernote para organizar notas. Esto a resultado que los documentos, tareas, notas y detalles de proyectos se encentren dispersos en diferentes aplicaciones como el correo electrónico, aplicaciones de toma de notas, hojas de cálculo y plataformas de gestión de proyectos.

Para ti y para mí, esta fragmentación ha creado un ecosistema desordenado y confuso que está erosionando nuestra cordura y productividad, dificultando la búsqueda de información y la visión del panorama general. Al igual que yo, pronto pasarás menos tiempo buscando cosas o moviendo contenido y tendrás más tiempo para completar tus tareas.

Notion ofrece una solución donde puedes centralizar toda tu información – notas, tareas, detalles de proyectos, contactos, recursos digitales, calendario laboral o personal, e incluso recortes web – en un solo lugar. Esto elimina la necesidad de cambiar entre aplicaciones y proporciona una visión holística de tu trabajo y vida diaria cuando se configura correctamente.

Con las bases de datos de Notion, puedes almacenar información adaptada a tus necesidades específicas y mostrarla de forma clara y concisa. ¡Sí! Dile adiós a la sobrecarga de información y a la fragmentación.

Para mi vida personal, utilizo bases de datos para darle seguimiento a las actividades de mis hijos, planear las vacaciones familiares, ver los días festivos laborales y los cumpleaños. Para mi negocio, utilizo bases de datos para categorizar mis contactos, seguir los proyectos digitales, tareas y reuniones. Todo en un solo lugar para ayudarme a mantenerme al día y más relajado.

Si pudieras decir adiós a la frustración de la información dispersa y adoptar una forma de trabajo más organizada y eficiente, ¿cómo te imaginas que sería?

¡Ahora sí, vamos a profundizar juntos y descubrir cómo utilizar las bases de datos de Notion para tu vida personal o profesional!

¿Qué es una base de datos en Notion?

En Notion, una base de datos es un tipo avanzado de página que actúa como un archivador flexible o una hoja de cálculo para ayudarte a organizar y gestionar la información. Puedes crear una colección estructurada de páginas que pueden incluir cualquier tipo de datos o información con diferentes funcionalidades.

Es hora de pensar más allá de las hojas de cálculo tradicionales. Las bases de datos de Notion ofrecen más que filas y columnas. Para cada página, puedes incluir y definir diferentes tipos de información como propiedades de texto, correo electrónico, número de teléfono, estado, números, fechas, archivos, casillas de verificación e incluso conectar con otras bases de datos de tu espacio de trabajo. Esto te permite adaptar la base de datos a tus necesidades específicas, organizar cualquier cosa y mostrarla con vistas de base de datos, también conocidas como diseños.

Por ejemplo, una base de datos de directorio con un diseño de galería podría incluir páginas con foto de perfil, nombre, ubicación, dirección de correo electrónico, número de teléfono y profesión de todas las personas de tu organización o comunidad.

Cómo crear una base de datos

Hay cuatro formas de crear una base de datos en Notion:

Haz clic en el lápiz dentro del cuadrado 1 situado en la barra lateral superior izquierda. Después de darle un título, haz clic en los tres puntos *** 2 situados en la parte inferior de la página y selecciona Tabla 3 en el menú emergente. A continuación, haz clic en + Nueva tabla 4. Esta opción creará la base de datos en la sección Privado de páginas, luego puedes arrastrarla y soltarla en cualquier lugar de tu espacio de trabajo.

Haz clic en el símbolo + 5 situado junto al espacio de equipo o página a la que deseas añadir la base de datos. A continuación, sigue los pasos 2 a 4 de la imagen anterior.

Dentro de una página existente, escribe /integrada 6, y elige Base de Datos Integrada 7. Esta opción creará una vista de base de datos dentro de la página que se expandirá hacia abajo a medida que añadas más páginas – filas.
Dentro de una página existente, escribe /basecompleta 6, y elige Base de datos página completa 8. Esta opción inserta un enlace a la base de datos que acabas de crear.

Como puedes ver a continuación, Notion creó ambas bases de datos como subpáginas bajo la página principal Visión y Estrategia.

Las bases de datos de página completa proporcionan acceso a la configuración de la página de la base de datos cuando necesitas revisar los datos y las propiedades en su origen.

Las bases de datos integradas te permiten crear un bloque de vista de la base de datos compacta para ayudarte a ahorrar espacio y mantener el contenido relevante con órdenes y filtros.

Nota: Una página de vista de base de datos tendrá un punto * a la izquierda del Título, que ayuda a diferenciarlas de las páginas normales. Además, no puedes añadir bloques de contenido dentro de una página creada como una base de datos.

Cómo enlazar una base de datos existente

Las bases de datos vinculadas son una gran función de Notion que puede ayudarte a ahorrar tiempo. Te permite añadir una copia sincronizada de una base de datos existente en cualquier lugar de tu espacio de trabajo y personalizarla con filtros y órdenes.

Nota: Los cambios que hagas en la base de datos de una copia sincronizada se reflejarán en la original, pero los filtros, órdenes y vistas sólo se aplican a la copia sincronizada.

De forma similar a los pasos para crear una base de datos, puedes vincular con una base de datos existente de tres formas distintas:

Haz clic en el lápiz dentro del cuadrado situado en la barra lateral superior izquierda. Tras darle un título, haz clic en los tres puntos *** situados en la parte inferior de la página y selecciona Tabla en el menú emergente. A continuación, busca tu base de datos escribiendo el título de la página en el cuadro de búsqueda, o haz clic en Mostrar más si el nombre no aparece en la ventana emergente. Esta opción creará una copia vinculada a la base de datos en el área Privado de páginas.

Nota: Sabrás que se trata de una base de datos vinculada cuando el Título tenga una flecha junto al icono. Al hacer clic, te lleva a la base de datos original.

Haz clic en el signo + situado junto al espacio de trabajo o página donde quieras añadir una copia sincronizada de una base de datos existente. Luego, sigue los mismos pasos que antes.
Dentro de una página existente, escribe /vinculada y elige Vista vinculada de base de datos. Luego, sigue los mismos pasos que arriba.

Cómo añadir una página a una base de datos

Como se mencionó anteriormente, una base de datos en Notion es una colección de páginas con las que puedes interactuar. Cada fila es una página que se puede abrir y editar para incluir bloques de contenido como texto, imágenes, enlaces, vídeos u otras vistas de base de datos. Luego, puedes añadir más contexto y personalizar tu base de datos incluyendo tipos de propiedades con elementos como texto, números, estado, fechas, archivos, URL, casillas de verificación, etc. Estas propiedades se incluirán en todas las páginas de esa base de datos.

Una vez creada la base de datos, puedes empezar a poblarla añadiendo páginas de cuatro formas distintas:

En la parte inferior de una vista de tabla (o de cualquier diseño de una base de datos), haz clic en + Nueva paginá. Esta opción creará y añadirá la página al final de la vista de base de datos para que puedas añadir un título.
En la parte superior derecha de una vista de tabla (o de cualquier vista de base de datos) haz clic en Nuevo. Esta opción creará y abrirá la página.
A la izquierda del título de una página, haz clic en el signo más +. Esta opción también creará y añadirá la página al final de la vista de la base de datos.
O puedes crear un botón que desencadene una acción al pulsarlo. En este caso, para añadir una página a la base de datos de Películas. Tras hacer clic en el botón, tienes la opción de abrir la página o deshacer la acción.

Desde un punto de vista de eficiencia, considero que la segunda opción es la mejor porque puedes rellenar la página directamente. Sin embargo, si necesitas crear páginas que compartan las mismas propiedades recurrentes, un botón para activar una acción podría ser una opción más rápida.

Nota: Cuando una vista de base de datos tiene filtros, cada vez que crees una página heredará también esos filtros. Puedes cambiarlos más adelante si es necesario.

Para ilustrar cómo se puede utilizar una base de datos en Notion, he incluido una lista de las veinte mejores películas de todos los tiempos en el ejemplo de la base de datos de Películas. Aunque la lista podría ser discutible.

La captura de pantalla siguiente muestra una vista de base de datos Tabla que contiene cinco propiedades:

Título de la película: una propiedad de Título para el nombre de la película
Año: una propiedad de Número para el año
Actores: una propiedad de Texto para el nombre de los actores
Categoría: una propiedad de Selección múltiple para el género
Cartel: una propiedad de URL para obtener la imagen del cartel de la película

Ejemplos de bases de datos

Descubrí Notion mientras buscaba una forma más eficiente de seguir la creación y promoción de contenido de mi sitio web MoonshotDreams, que se centra en la salud cerebral. Pero rápidamente vi su potencial para otros usos personales.

Solía tener dificultades para planificar las comidas semanales de mi familia. Era una tarea que a menudo me resultaba abrumadora y que consumía mucho tiempo. Debido a mi TDAH, olvidaba ingredientes. Esto aveces resultaba en tirar comida porque no tenía el ingrediente para combinar o terminaba comiendo comida poco saludables. Así que decidí crear una solución para este problema en Notion.

Planificador semanal de comidas

Dado que las comidas que comemos son similares, solo necesitaba crear una base de datos que contuviera cada receta con sus ingredientes e instrucciones. Luego, añadí propiedades de selección para categorizar cada comida. Esto me ayudó a mostrar y filtrar una vista de tablero de la base de datos por día de la semana.

Puedes duplicar mi plantilla Planificador semanal de comidas para añadir más comidas y personalizarla a tu gusto.

Ahora planificar nuestras comidas semanales es más fácil. Sólo tengo que abrir la base de datos en mi aplicación Notion, elegir la comida y el día de la semana.

Como las comidas semanales ya están planificadas y cada receta contiene los ingredientes, hacer la compra durante el fin de semana es agradable. En la tienda, abro la página de la receta en mi aplicación Notion y pulso la casilla del ingrediente a medida que lo añado al carrito. Cuando llega la hora de cocinar, vuelvo a pulsar la casilla de verificación para borrarla a medida que mezclo cada ingrediente, de modo que pueda repetir el mismo proceso para la próxima vez.

Propiedades de la base de datos

Las propiedades son el corazón y el alma de las bases de datos Notion, que ayudan a definir el tipo de información que puedes almacenar en tu base de datos para cada columna. Esencialmente actúan como etiquetas o categorías que dictan el contenido y la funcionalidad de cada entrada de tu base de datos.

¿Recuerdas el ejemplo de la base de datos Películas? Utilicé cuatro tipos de propiedades para ayudarme a personalizar la base de datos: número, texto, selección múltiple y URL.

Notion ofrece veintidós tipos de propiedades de base de datos, lo que te permite crear bases de datos para cualquier propósito. A continuación encontrarás una lista que puedes consultar cuando diseñes tus bases de datos. Incluye el tipo de propiedad, una descripción y su posible uso.

Propiedad	Descripción	Uso
Título	Nombre de la página. No se puede cambiar.	Nombre de contactos, proyectos, tareas, recetas, etc.
Texto	Cualquier texto que pueda formatearse.	Descripciones, notas, resúmenes.
# Número	Sólo números.	Controla el presupuesto, los precios o la finalización del proyecto con una barra de progreso.
Selección	Selecciona una opción de una lista de etiquetas.	Categorización única.
Selección múltiple	Selecciona varias opciones de una lista de etiquetas.	Para etiquetar la página con varias categorías.
Estado	Seguimiento del progreso de la página; Sin empezar, En curso y Listo.	Realiza un seguimiento de las tareas de un proyecto. Puede mostrarse como una selección o como una casilla de verificación.
Fecha	Elige una fecha o un intervalo de fechas con un recordatorio.	Añade una fecha límite a una página para que pueda mostrarse en las vistas de calendario o cronograma.
Personas	Añade un miembro del equipo o un invitado.	Asigna tareas o proyectos.
Archivos y multimedia	Adjunta archivos: documentos, audio, imágenes, vídeo, etc.	Almacena contenido digital junto a la información relevante.
Casilla de verificación	Condiciones verdadera o falsa.	Seguimiento de tareas, como los hábitos.
URL	Enlace a un sitio web.	Accede y abre páginas web rápidamente.
@ Correo electrónico	Incluye una dirección de correo electrónico.	Abre el cliente de correo cuando se pulsa.
Teléfono	Número de teléfono.	Pulsa para realizar una llamada desde tu dispositivo móvil.
Fórmula	Realiza cálculos y manipula los resultados con funciones.	Tu imaginación es el límite.
Relación	Conecta otras bases de datos dentro de tu espacio de trabajo.	Conecta las personas con la base de datos de tus proyectos actuales.
Rollup	Visualizar y agregar información sobre propiedades.	Resumir datos conectados de una propiedad en relación.
Fecha de creación	Registra la marca de tiempo de creación de la página.	Encuentra las páginas más antiguas o más recientes creadas para una auditoría.
Creado por	Añade la persona que creó la página.	En caso de que la página tenga permisos específicos establecidos para diferentes usuarios.
Última edición	Registra la marca de tiempo de la ultima edición de un elemento.	Encuentra páginas con información desactualizada.
Última edición por	Se actualiza automáticamente indicando quién editó la página por última vez.	Para colaborar a la hora de coordinar las actualizaciones.
️ Botón	Para activar acciones.	Agiliza las acciones repetitivas con un solo clic.
ID	Crea automáticamente un ID de página único.	Añade prefijos específicos a las tareas o proyectos para organizarlos mejor.

Cómo añadir un tipo de propiedad

En una base de datos Notion, la fila de cabecera de cada columna puede contener una propiedad y mostrar un icono con una descripción. Cualquier dato o información que se añada a una propiedad se denomina valor. En el ejemplo de la base de datos Películas, Dirty Dancing y 1987 son valores.

Hay tres formas de añadir una propiedad en una base de datos:

Pulsando el signo + junto a la última columna 1. Es una opción estupenda cuando se empieza con una base de datos. El único inconveniente de esta opción es que, si tienes demasiadas propiedades visibles, tendrás que desplazarte hacia la derecha, lo que la hace menos eficaz.
Abriendo cualquier página 2 de la base de datos y pulsando el botón + Agregar una propiedad 3.
O haciendo clic en los tres puntos *** situados en la parte superior derecha de la base de datos, luego en Propiedades en el menú de opciones de la vista emergente, y + Nueva propiedad que se encuentra en la parte inferior. Esta opción requiere demasiados clics.

De las tres opciones, prefiero la segunda porque es la que requiere menos clics.

Tras añadir una nueva propiedad, aparecerá un menú emergente con cuatro secciones para elegir el tipo de propiedad:

Sugerido: Notion te proporcionará sugerencias de tipos de propiedades con descripciones e iconos. Se generan a partir del título de la base de datos y de las propiedades actuales para ayudarte a ahorrar tiempo.
Autocompletado con AI: Esta sección ofrece cuatro opciones de IA de Notion para ayudarte a agilizar tu flujo de trabajo.
1. Resumen de AI: Puedes pedir a IA de Notion que lea la página o cualquier tipo de propiedad y te proporcione un resumen. Para que esto funcione bien, tienes que escribir una descripción clara de lo que necesitas.
2. Autocompletado con IA personalizada: Esta opción te permite generar actualizaciones automáticas a partir del contenido de las páginas y los valores de las propiedades cada vez que editas una página o un valor de propiedad.
3. Traducción con IA: IA de Notion te permite traducir textos a quince idiomas.
4. Palabras clave con AI: Esta opción crea un tipo de propiedad de selección múltiple que puede expandirse automáticamente con IA de Notion.
Tipo: Esta sección muestra todos los tipos de propiedad disponibles para que elijas.
Conexiones: Esta opción te permite buscar archivos y añadir una URL directamente desde Google Drive, GitHub, Figma o Zendesk. Esto es muy útil cuando se añaden archivos a una base de datos de Recursos.

Cómo editar un tipo de propiedad

Cuando edites una propiedad, ten en cuenta que el menú emergente será diferente según el tipo de propiedad seleccionado.

Sigue estos pasos para acceder al menú:

Haz clic en la descripción de la propiedad o en el icono 1 en una vista de la base de datos o dentro de una página.
Selecciona Editar propiedad 2 en el menú emergente.
Ahora puedes editar 3 la propiedad, ajustar u ocultarla en la vista, o duplicarla.

En el ejemplo siguiente, he seleccionado un tipo de propiedad Número con «Año» para la descripción. Esta propiedad te permite formatear el número para utilizarlo como moneda, porcentaje, número con comas y decimales o simplemente como número.

Además, el tipo de propiedad número te permite mostrar el valor en una vista de base de datos como una barra o un anillo para mostrar el progreso. Esto es útil para seguir el progreso de tareas o informes financieros.

Nota: Para información importante, activa la opción «Ajustar en esta vista» para asegurarte de que sea visible. Para fórmulas, relaciones, rollups o información menos utilizada, puedes ocultar en la vista para evitar distracciones.

Bloquear una base de datos

Bloquear una base de datos puede ayudarte a salvaguardar tus datos de ediciones accidentales y a mantener su integridad.

Puedes plantearte utilizar esta función cuando te enfrentes a lo siguiente:

Bases de datos compartidas: Si colaboras con otros en una base de datos y quieres minimizar el riesgo de ediciones accidentales, bloquearla puede ser una buena idea.
Bases de datos de referencia: Para las bases de datos que sirven como fuente de verdad o punto de referencia para otras partes de tu espacio de trabajo, bloquearlas ayuda a mantener la coherencia y la integridad de los datos.
Información importante: Si tu base de datos contiene información crítica que no debe modificarse, bloquearla proporciona una capa adicional de protección. Exploraremos más sobre esto en la lección sobre configuración de permisos.

Cómo bloquear una base de datos

Hay tres formas de bloquear y desbloquear una base de datos en Notion.

Dentro de la página de la base de datos, haz clic en los tres puntos *** 1 de la parte superior derecha para abrir el menú. A continuación, haz clic en el botón Desplegable Bloquear base de datos 2 para alternar entre bloquear y desbloquear. En la parte superior de la página aparecerá el icono Bloqueado 3.

Cuando trabajes en una vista de base de datos, haz clic en los tres puntos *** 1 de la parte superior derecha para abrir el menú. Luego haz clic en Bloquear base de datos.

Si pasas el ratón por encima de las opciones de la vista de la base de datos, podrás desbloquearla y volver a bloquearla directamente. Esta opción se hará visible después de bloquear la base de datos desde la opción de menú y permanecerá allí. Esto evita tener que salir de la vista y abrir la base de datos real.

Cuando una base de datos esté bloqueada, no podrás:

Edita la configuración de las propiedades o elimínalas.
Editar fórmulas.
Crea nuevas propiedades.
Edita, crea o elimina plantillas de bases de datos.

¿Qué puedes hacer cuando una base de datos está bloqueada?

Añade o elimina páginas.
Añade o edita valores de propiedad.
Añade filtros y ordenaciones a las vistas de la base de datos.

Vistas de la base de datos / diseños

Como mencioné en la lección Profundiza los bloques Notion, las vistas de base de datos son bloques que pueden añadirse a cualquier página. Ayudan a modificar y ajustar los datos extraídos de la base de datos original para adaptarlos a necesidades específicas.

En Notion, las vistas de la base de datos son como diferentes lentes que puedes utilizar para ver la misma información. Los diseños, filtros y ordenaciones te permiten personalizar la forma en que se muestran y organizan tus datos, para que te resulte más fácil encontrar lo que necesitas.

Actualmente, Notion proporciona siete opciones de vista o diseños predefinidos, cada uno de los cuales ofrece una forma única de interactuar con tus datos:

Vista de Tabla (por defecto): Esta es la vista estándar que muestra las entradas de tu base de datos en un formato de cuadrícula con filas y columnas, similar al de una hoja de cálculo. He utilizado esta vista en el ejemplo de la base de datos Películas.
Vista de Lista: Presenta las entradas de tu base de datos como una simple lista, ideal para escanear la información clave.

Vista de Tablero: Organiza tus entradas en columnas, a menudo se utiliza para la gestión de tareas con funciones como arrastrar y soltar para representar las etapas del flujo de trabajo (por ejemplo, Sin empezar, En curso, Listo). Yo la utilizo cuando tengo categorías. Necesitas una propiedad de selección múltiple para esta vista.

Vista de Calendario: Visualiza las entradas de tu base de datos en un calendario, perfecto para programar eventos, plazos o hitos de un proyecto. En mi ejemplo de base de datos Películas, añadí una propiedad de fecha para programar las películas que se verán en abril. Esta vista te permite ver las próximas actividades para que puedas prepararte mentalmente para lo que se avecina. No incluyas propiedades innecesarias, de lo contrario se te perderán los ojos. Utiliza esta vista con prudencia.

Vista de Galería: Muestra tus entradas como una colección de tarjetas con vistas previas (como imágenes o títulos), útil para catálogos de productos, colecciones de recetas o tablones de ideas.

Vista de Cronograma: Ordena tus entradas cronológicamente. Esta vista también es ideal para tareas o proyectos que tienen dependencias. En el ejemplo de Movie DB, si quiero entender el Titanic, primero debo ver Blancanieves y El Padrino. ¿Estás de acuerdo?

Vista de Gráficos: Lanzada en agosto de 2024, los graficos de Notion mejoran tu capacidad para mostrar datos. Actualmente hay cuatro vistas de gráfico disponibles: Barras verticales, barras horizontales, de Línea y de Anillo.

Nota: El plan gratuito de Notion sólo te permite añadir un gráfico.

Cómo añadir una vista de base de datos

Hay dos formas de añadir una vista de base de datos en Notion.

Añadiendo un bloque de vista de base de datos en una página. Simplemente escribe /vista o /gráfico, y luego elige tu vista.

Desde una vista de base de datos existente. Haz clic en el signo + situado en la parte superior y elige nueva vista.

Como puedes ver, las vistas de la base de datos se añaden como pestañas en la parte superior del bloque. Haz clic en las pestañas para cambiar de una vista a otra. Sólo hay cuatro pestañas visibles a la vez. Si añades una quinta pestaña o más, se abrirá una nueva opción de menú que te permitirá reorganizar las pestañas arrastrándolas.

Para renombrar la pestaña o editar la vista, haz clic a la derecha sobre ella para activar las opciones del menú.

Recuerda, propósito y simplicidad son cruciales para construir un espacio de trabajo en Notion. Al agregar una vista, debes tener claro el papel que desempeña.

Configurar las vistas de la base de datos

En Notion, puedes configurar las vistas de tu base de datos haciendo clic en los tres puntos — de la parte superior derecha. Aparecerá una ventana Ver opciones con varios elementos que puedes personalizar:

Nombre de la vista: Es el nombre o descripción de la pestaña.
Diseño: Te permite alternar entre siete diseños/vistas. Contiene opciones de personalización adicionales como:
- Mostrar título de base de datos.
- Ajustar todas las columnas
- Abrir páginas en ventana lateral, ventana central o página completa. Yo prefiero la ventana central para reducir las distracciones.
- Y más opciones que dependerán del diseño en el que estés trabajando.
Propiedades: Te permite ocultar, mostrar u ordenar las propiedades que se mostrarán.
Filtrar: Puedes filtrar la información basándote en una o varias propiedades al hacer clic en + Agregar filtro avanzado.
Ordenar: Para ordenar la información en función de las propiedades. Esta opción te permite guardar la vista para todos o guardarla como una nueva vista.
Agrupar: Puedes agrupar tus páginas basándote en propiedades de selección múltiple que luego se pueden ordenar y ocultar.
Subítems: Te permite dividir los elementos grandes en subelementos, trozos pequeños más manejables. Para que se muestre esta opción, tienes que activar la propiedad de relación «Subítems» dentro de Personalizar «nombre de la base de datos».
Dependencias: Esto es útil sobre todo en las vistas de Cronograma o tareas para mostrar elementos que dependen de otros elementos. Al igual que los subítems, necesitas activar la opción de la propiedad de relación «Bloqueo» para verlo en el menú.
Límite de carga: Limita el número de páginas visibles en la vista actual. Puedes cargar hasta 100 páginas a la vez.
Automatizaciones: Te permite crear una secuencia de acciones que pueden ocurrir automáticamente cuando se produce un cambio específico en la base de datos.

Agrupar vistas de base de datos

Dependiendo de tus datos y diseño, agrupar los datos en categorías puede ser útil. Para el ejemplo de la «Base de datos de películas» que aparece a continuación, utilicé la vista de tablero y agrupé manualmente las películas por géneros.

La función de agrupación te permite ordenar tu información para una mayor personalización y mejorar la organización visual. Estas son algunas de las razones para aprovechar la agrupación en Notion:

Menos desorden: Agrupar datos ayuda a despejar la vista de tu base de datos, especialmente cuando tienes differentes vistas para la misma base de datos.
Categorización y Jerarquía: La agrupación te permite categorizar juntos datos relacionados. Esto crea una estructura jerárquica que imita la forma en que piensas sobre tus datos. Imagina carpetas dentro de carpetas para las vistas de tu base de datos.
Favorece la concentración y la claridad: Te permite ocultar o contraer la información menos importante.

Si aprovechas esta función de forma eficaz, podrás crear una experiencia de visualización de la base de datos más fácil y eficaz para ti, tus colaboradores y los usuarios.

Explora esta función y diviértete. Tu imaginación es el límite.

Cómo bloquear una vista de base de datos

Bloquear una vista de base de datos es diferente de bloquear una base de datos de forma que:

Sólo bloquea la vista de la base de datos, no la base de datos original.
Todavía puedes añadir nuevas páginas y editar los datos subyacentes (cuando tengas acceso total).
No puedes cambiar el diseño ni la visibilidad de las propiedades, ni siquiera con acceso total.
El icono del candado aparecerá en la parte superior de la vista de la base de datos.

Nota: Para ver la función Bloquear vistas, tienes que estar trabajando en una base de datos enlazada.

Para bloquear todas las vistas de una vista de base de datos vinculada, haz clic en los tres puntos *** de la parte superior derecha del bloque. Una vez activada esta opción, sólo tienes que hacer clic en la opción Bloqueada, volver a bloquear de la parte superior.

Filtros y ordenación de las vistas de la base de datos

Las funciones de filtrado y ordenación en Notion son potentes herramientas para personalizar las vistas de tu base de datos. Te permiten refinar lo que ves y cómo lo ves, ayudándote a centrarte en información específica e identificar tendencias o patrones.

Hay dos formas de acceder a las funciones de Filtros y Órdenes:

En la parte superior derecha de la vista de la base de datos, verás cinco iconos en los que puedes hacer clic:

- Tres líneas horizontales te permiten Filtrar.
- Las flechas opuestas te permiten Ordenar.
- El relámpago te permite crear y ver Automatizaciones.
- La lupa te permite Buscar.
- Las flechas diagonales opuestas abren el bloque como una página completa.

Pulsa los tres puntos *** para abrir el menú de opciones de vista.

Por ejemplo, la captura de pantalla siguiente muestra una vista de base de datos en la que:

Filtro por Categoría; «Cookies».
Ordeno por Ciudad (ascendente) y Cantidad vendida (descendente de más vendido a menos).
Después añadí un filtro avanzado para mostrar cantidad mayores de 150.

Guardar filtros y ordenación

Aunque los filtros y las ordenaciones te permiten trocear la información de una vista de base de datos, es importante ser consciente de cómo afectarán tus cambios a otras personas con acceso a la misma vista. Por esta razón, Notion te permite conservar tus vistas de filtros y ordenaciones o guardarlas para que todos puedan ver los cambios.

Cada vez que añadas un filtro u ordenes una vista de base de datos compartida o publicada, verás cuatro opciones:

Restablecer: elimina todos los filtros y ordenaciones.
Guardar para todos: permite que todos vean tus cambios inmediatamente.
Guardar como nueva vista: duplica la vista de la base de datos con los filtros y ordenaciones actuales.
Fusionar en filtro avanzado: agrupa reglas de filtrado y utiliza condiciones Y/O.

Nota: Mientras no guardes para todos, tus filtros y ordenaciones permanecerán visibles sólo para ti. Incluso cuando salgas y vuelvas a la misma vista de la base de datos más tarde.

Función de búsqueda en las vistas de la base de datos

La función de búsqueda en una vista de base de datos te permite encontrar rápidamente entradas específicas dentro de esa base de datos basándote en palabras clave. Funciona junto con los filtros y la ordenación.

A continuación he buscado «zanahoria». Sin embargo, si hubiera escrito «zanahorias» en su lugar, no obtendría ningún resultado. Esto es útil cuando sabes exactamente lo que buscas.

Forzar los valores de propiedad

En Notion todo gira en torno a la productividad, y un ejemplo de ello es forzar que los valores de las propiedades de las páginas recién creadas coincidan con los filtros añadidos a la vista de la base de datos.

Si utilizamos el ejemplo de la base de datos de cookies y creamos una nueva página, Notion rellenará automáticamente las propiedades Región, Ciudad y Categoría para que coincidan con las opciones de filtrado. En este caso; Oeste, Los Ángeles y Snacks. Para los filtros que incluyen varias opciones, Notion elegirá la primera opción de la lista «Snacks».

Filtros avanzados

Hasta ahora hemos utilizado filtros sencillos. Los filtros avanzados en vistas de base de datos son ideales para escenarios complejos en los que necesitas combinar varias reglas en distintas propiedades para extraer conjuntos de datos específicos.

Esta característica te permite añadir y combinar reglas de filtro con operadores lógicos (Y/O). Piensa en esto como declaraciones IF que te permiten ejecutar diferentes instrucciones basadas en si una determinada condición es verdadera o falsa.

Esto puede resultar intimidatorio o puede sonar confuso, pero sin saberlo ya hemos utilizado ambos operadores en el ejemplo anterior:

Región = Oeste Y Ciudad = Los Ángeles Y Categoría = Snack O Cookies.

Con los filtros avanzados podemos replicar lo anterior utilizando las siguientes reglas:

La segunda regla se creó añadiendo un grupo de filtros que te permite anidar más filtros. Esta función te permite combinar ambos operadores Es/No es para crear reglas más complejas.

Otra ventaja es que los filtros avanzados se adaptan al tipo de propiedad. En el ejemplo siguiente, he añadido filtros de propiedad Casilla de verificación y Hora de creación para mostrar sólo los productos cuando ¿Probado? está marcada y la hora de creación Es Hoy. Como puedes ver, Hora de creación tiene muchas más opciones de filtrado.

Mientras los filtros simples son útiles para tareas básicas, los filtros avanzados en las vistas de base de datos de Notion son esenciales para la manipulación de datos complejos. Combinando múltiples reglas con operadores lógicos, puedes crear vistas altamente específicas y personalizadas que satisfagan tus necesidades específicas.

Relaciones y rollups

En Notion, las propiedades de relaciones y rollups trabajan juntas para conectar y compartir información entre diferentes bases de datos. Estas dos características combinadas pueden potenciar tu imaginación y espacio de trabajo al permitirte relacionar propiedades y páginas en diferentes bases de datos. Aquí tienes un desglose de las capacidades y beneficios de cada una:

Capacidad de relación:

Las relaciones actúan como enlaces que establecen una conexión bidireccional entre elementos relacionados en diferentes bases de datos Notion (o incluso dentro de la misma base de datos).
La propiedad de Relación te permite conectarte a otra base de datos tirando de la propiedad Título de esa base de datos. También puedes crear una propiedad de relación que se refiera a la misma base de datos para conectar páginas.

Beneficios de las relaciones:

Mejoran la organización: Crean una estructura clara al conectar la información relacionada, haciendo que tu espacio de trabajo esté más organizado.
Mejora la Navegación: Con sólo un clic, puedes saltar entre elementos relacionados, agilizando tu flujo de trabajo.
Visión más profunda: Al conectar datos relacionados, puedes obtener una comprensión más completa de tu información y cómo se conectan todos los elementos en su conjunto.

Capacidades de los Rollups:

Rollup es un tipo de propiedad que aprovecha la conexión establecida a través de una propiedad de relación para extraer y autocompletar información sobre otras propiedades de la base de datos conectada.
Los Rollups pueden realizar 22 cálculos diferentes en función del tipo de propiedad elegido.

Ventajas de los rollups:

Consolidar Información: Los Rollups te permiten ver datos resumidos de elementos relacionados en una ubicación central, eliminando la necesidad de saltar entre bases de datos.
Mejora de la toma de decisiones: Al tener la información clave fácilmente disponible, puedes tomar decisiones más informadas basadas en datos agregados.
Mayor eficacia: Los Rollups te ahorran tiempo y esfuerzo al resumir automáticamente los datos, eliminando la necesidad de cálculos manuales.

En esencia, las relaciones actúan como puente, conectando la información entre bases de datos, mientras que los rollups resumen los datos que fluyen a través de ese puente, proporcionando valiosas perspectivas y una visión más completa de tu información.

Lista de tipos rollups

A continuación se muestran los 22 cálculos diferentes de Rollups posibles en las bases de datos Notion:

Disponible para todas las propriedades:

Mostrar original: Copia el valor. Proporciona la misma información que la propiedad de relación original.
Mostrar valores únicos: Útil para la propiedad de selección múltiple.
Contar todas: Cuenta todas las páginas, incluyendo las que están en blanco.
Contar valores: Cuenta todas las páginas, excepto las vacías.
Contar valores únicos: Cuenta las páginas únicas para evitar duplicados.
Contar celdas vacías: Cuenta el número de páginas con un valor vacío.
Contar celdas no vacías: Cuenta todas las páginas, excepto las vacías.
Porcentaje de celdas vacías: Muestra el porcentaje de páginas que tienen un valor vacío.
Porcentaje de celdas no vacías: Muestra el porcentaje de páginas que no tienen un valor vacío.

Disponible solo para propiedades de Número:

Suma: Suma todos los valores.
Promedio: Calcula el promedio de todos los valores.
Mediana: Muestra la mediana de todas las páginas.
Mín: Muestra el número más bajo de todas las páginas.
Máx: Muestra el número más alto de todas las páginas.
Intervalo: Muestra el rango entre Máx. y Mín.

Disponible solo para propiedades de Fecha:

Fecha más antigua: Busca y muestra la primera fecha/hora de todas las páginas.
Fecha más reciente: Busca y muestra la última fecha/hora de todas las páginas.
Intervalo de fechas: Calcula y muestra el periodo entre la fecha más tardía y la más temprana de las páginas relacionadas.

Disponible para propiedades de Casilla de verificación:

Casillas verificadas: Cuenta el número de páginas con una casilla verificada.
Sin verificar: Cuenta el número de páginas con una casilla sin verificar.
Porcentaje casilla verificada: Muestra el porcentaje de páginas con una casilla verificada.
Porcentaje sin verificar: Muestra el porcentaje de páginas con una casilla sin verificar.

Ejemplo de relaciones y rollups

Ahora que tenemos un buen entendimiento de bases de datos, vistas de base de datos, relaciones y rollups, podemos poner este conocimiento en práctica y crear una solución útil para fines personales o profesionales.

En el ejemplo siguiente, comparto una solución de maridaje de comida y vino que he creado.

Puedes duplicar la plantilla Wine Matching y utilizarla para impresionar a tus amigos y familiares. (Nota: este se trata de un proyecto que está evolucionando).

Problema: No sé mucho de vinos, pero me gustaría encontrar un buen vino de maridaje con mis comidas.

Solución: Quiero elegir el tipo de comida y encontrar buenas opciones de maridaje de vino.

Para este bloque de solución, he creado tres bases de datos:

Estilos de vino: Desde tinto robusto hasta vino espumoso. Esto representa el Color, Cuerpo y Textura del vino.
Tipos de vino: De Merlot a Pinot Noir con el estilo de vino correspondiente.
Maridar comida y vino: Incluye una lista de ingredientes, preparación y un estilo de vino para combinar.

Pasos para conectar las bases de datos:

Añade una propiedad de Relación con un enlace inverso en la base de datos #1 «Color, Cuerpo y Textura del Vino» para conectar con la base de datos #2 «Tipo de Vino» y la base de datos #3 «Maridaje de Comida y Vino».
En la base de datos # 2 «Tipo de vino», haz coincidir el tipo de vino con el «Color, cuerpo y textura del vino» adecuados. Mientras lo haces, la base de datos #1 empezará a autopopularse gracias al enlace creado anteriormente.
En la base de datos # 3 «Emparejar comida y vino», empareja el ingrediente con el «Color, cuerpo y textura del vino» adecuados.
Añade una propiedad Rollup en la base de datos #3 «Emparejar Comida y Vino» para extraer el tipo de vino de la relación creada en el paso uno.
Añade una propiedad de casilla de verificación «Incluir en Comida» en la base de datos # 3 «Comida y Vino Coincidentes». Se utilizará para filtrar los resultados.

Pasos para crear una vista de base de datos para emparejar comida con estilo y tipo de vino:

En una página nueva, añade una vista de base de datos «Elegir comida» de «Maridar comida y vino» y elige el diseño de tablero.
Filtra para incluir sólo las siguientes propiedades: Ingrediente, Incluir en comida y Ejemplos.
Agrupa manualmente por categoría de Ingredientes para mantener las cosas organizadas.
Duplica la vista actual «Vino a emparejar» y elige el diseño de Galería.
Filtrar para incluir sólo las siguientes propiedades: Ingredientes, Maridaje perfecta y Rollup.
Añade un filtro para incluir sólo las casillas marcadas.
Haz clic en la pestaña «Elegir comida» y marca la casilla de la comida que quieras incluir.
Haz clic en la pestaña «Vino maridado» y verás tus maridajes de vino.
Para una mayor funcionalidad, he añadido en la parte superior un botón para restablecer mis elecciones de comida. Al hacer clic, Notion desmarcará automáticamente todas las casillas de verificación para que pueda hacer nuevas selecciones.

En el ejemplo siguiente, comeré carne roja ahumada con alubias y arroz integral. Cuando haga clic en la pestaña Vino maridado, veré todos los posibles tipos de vino con los que podría maridar mi comida.

Probablemente tu cabeza esté dando vueltas ahora mismo. A mí me pasó lo mismo cuando empecé con Notion. No dejes que este sentimiento te desanime. Te animo a que perseveres y superes la curva de aprendizaje por la que todos pasamos. Con el tiempo, al igual que yo, conectarás los puntos y comprenderás todo el potencial de esta poderosa herramienta llamada Notion.

¡El momento Eureka!

¿Te sientes inspirado y te surgen ideas sobre cómo aprovechar las bases de datos, relaciones y rollups de Notion?

Plantillas de bases de datos

Las plantillas de base de datos de Notion son estructuras de página predefinidas que puedes utilizar como punto de partida para poblar una base de datos con un solo clic. Actúan como planos, proporcionando un marco con propiedades, texto, bloques e incluso vistas de base de datos ya poblados para un propósito específico.

Ventajas al utilizar plantillas de bases de datos:

Ahorra tiempo y esfuerzo: No necesitas crear páginas desde cero. Puedes crear y editar de antemano una plantilla para los elementos o tareas repetitivas.
Asegurar la Coherencia: Las plantillas garantizan una estructura consistente en todas tus bases de datos, promoviendo la organización y la fácil navegación dentro de tu espacio de trabajo.
Despierta la Creatividad: Las plantillas de página pueden inspirar nuevas ideas para aplicaciones de base de datos. A medida que aprendas a aprovechar todas las funciones de Notion, descubrirás usos potenciales que quizás no habías considerado anteriormente.
Mejora el flujo de trabajo: Al utilizar páginas predefinidas, las plantillas pueden agilizar tu flujo de trabajo haciendo que la información relevante sea fácilmente accesible.

Posible uso de las Plantillas de Base de Datos:

Nuestra vida diaria está llena de eventos o tareas que se repiten diariamente, semanalmente o mensualmente en el trabajo y en casa. Aquí hay algunos ejemplos populares:

Gestión de Tareas: Usa plantillas para listas de tareas, seguimiento de proyectos y seguimiento de hábitos para ayudarete a mantenerte organizado y alcanzar tus objetivos.
Gestión de contenidos: Usa plantillas para entradas de blog, artículos y wikis para facilitar la creación y organización de contenidos.
Planificación de eventos: Planifica eventos eficazmente con plantillas para reuniones, conferencias y fiestas.
Seguimiento de las finanzas: Gestiona tus finanzas eficazmente con plantillas para presupuestos, gastos y facturas.
CRM (Gestión de las Relaciones con los Clientes): Utiliza plantillas para contactos, clientes potenciales y canales de ventas para gestionar las interacciones con los clientes.

Cómo crear una plantilla de bases de datos

Hay dos formas de crear una plantilla de base de datos.

Haz clic en la flecha desplegable junto a Nuevo situada en la esquina superior derecha de la vista de la base de datos y, a continuación, haz clic en + Nueva plantilla.

Abre una página creada recientemente y haz clic en + Nueva plantilla, situado en la parte inferior izquierda de la página.

Cómo editar una plantilla de Base de Datos

Para acceder a una plantilla y editarla, tienes que hacer clic en la flecha desplegable junto a Nuevo. Luego elige la plantilla de página que quieras editar y haz clic en los tres puntos *** para abrir el menú de plantillas donde tienes 5 opciones:

Repetir: Cuando esta función está activada, Notion creará automáticamente una nueva página a partir de esta plantilla diaria, semanal, mensual o anualmente. Útil para reuniones, informes mensuales, tareas diarias o semanales.

Fijar como predeterminada: Esto aplica automáticamente la plantilla de página por defecto cada vez que creas una nueva página haciendo clic en Nuevo o + Nuevo en una vista de base de datos. Cuando tengas varias plantillas, debes establecer la plantilla de página Vacía como predeterminada si quieres tener la opción de seleccionar una plantilla de página específica.
Una vez seleccionada la plantilla, Notion te preguntará si quieres utilizar la plantilla por defecto para todas las vistas de tu base de datos o sólo para aquella en la que estés trabajando en ese momento. Así podrás crear plantillas específicas para diferentes vistas o pestañas.

Editar: Aquí puedes editar la plantilla de la misma forma que editas una página. Sabrás que estás en modo edición cuando Notion te muestre este mensaje en la parte superior «Estás editando una plantilla en …«.

Duplicar: Esto es útil cuando quieres duplicar una plantilla para una tarea similar que requiere cambios mínimos.

Eliminar: Para mantener la organización, recomiendo eliminar las páginas no utilizadas para evitar saturar las opciones disponibles.

Ahora que hemos cubierto todas las características de las bases de datos de Notion, es tu turno de poner en marcha tu imaginación y crear tu propia base de datos para resolver un problema. La información y los ejemplos revisados en esta guía pueden ser un catalizador para que aproveches las herramientas y características de Notion para crear soluciones únicas y ayudar a individuos o empresas a ahorrar tiempo y ser más productivos.

Esta lección forma parte del curso gratuito Domina Notion: De Cero a Héroe. Este es el curso más completo para aprender Notion en español.

La siguiente lección, Fórmulas de Notion 2.0 explora los componentes de las fórmulas, la terminología utilizada y cómo funciona el editor de fórmulas. Aprenderás a escribir tus propias fórmulas para realizar cálculos y manipular datos.

¿No te ha parecido genial esta lección? ¿Te sientes más seguro creando bases de datos eficientes, organizadas y visualmente atractivas en Notion después de leer esto? Únete a mi lista de correo electrónico para tener acceso exclusivo a futuras lecciones, consejos, recursos y plantillas de Notion.

Domina las Bases de Datos de Notion: guía completa

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