Cómo navegar Notion en 2025
- Última actualización: febrero 10, 2025
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¿Te sientes abrumado por la interfaz de Notion? ¡No estás solo! Esta poderosa herramienta ofrece infinitas posibilidades, pero comenzar puede ser confuso. En esta lección, desglosaremos los elementos clave de la interfaz en secciones manejables, te enseñaremos técnicas de navegación esenciales y te equiparemos con el conocimiento para aprovechar con confianza todo lo que Notion tiene para ofrecer. ¡Prepárate para transformarte de un principiante desconcertado a un maestro navegante de tu espacio de trabajo de Notion!
Notion tiene tres áreas o secciones visuales:
- La barra lateral superior izquierda: Para acceder rápidamente tus páginas y ver las últimas notificaciones de tu espacio de trabajo.
- La barra lateral inferior izquierda: Donde puedes navegar, crear, estructurar y ver fácilmente todas las páginas, los espacios de equipo y bases de datos disponibles en tu espacio de trabajo.
- La página de la derecha: donde se editan, almacenan, comparten y visualizan todos tus contenidos digitales.
Barra lateral superior izquierda
Espacios de trabajo
Capacidad para alternar entre espacios de trabajo. Quizá te preguntes, ¿por qué necesito diferentes espacios de trabajo? Dado que Notion se creó para ser lo suficientemente versátil tanto para uso personal como profesional, los usuarios pueden crear varios espacios de trabajo y organizar la información para distintos aspectos de su vida. Además, verás espacios de trabajo adicionales cuando alguien comparta una página contigo o te añada como miembro en su espacio de trabajo.
La captura de pantalla a continuación muestra dos espacios de trabajo, Carlos Ayala HQ y el Philomath Movement. Este último es un proyecto en el que estoy trabajando con otros entusiastas de Notion en el que puedes compartir tus conocimientos sobre un tema específico mientras practicas cómo utilizar Notion.
Beneficios de un espacio de trabajo:
- Tener un espacio de trabajo dedicado ayuda a mantener el orden y la estructura.
- Puedes personalizar cada espacio de trabajo para alinearlo con tu flujo de trabajo y tus preferencias.
- Proporciona un entorno colaborativo en el que puedas controlar el acceso a páginas y bases de datos en función de los permisos que establezcas para los distintos usuarios.
- Además de crear tus espacios de trabajo, también puedes unirte a espacios de trabajo y espacios de equipo creados por otras personas u organizaciones.
- Un centro donde equipos, amigos y familiares pueden colaborar en tiempo real.
Expandir y ocultar la barra lateral
Las dos flechas << te permiten expandir y ocultar la barra lateral izquierda. Una barra lateral colapsada te ayuda a mantener la concentración minimizando las distracciones.
Crear páginas nuevas
Crea nuevas páginas rápidamente haciendo clic en el bolígrafo dentro del cuadrado 1. Notion cambió la ubicación de esta función en abril de 2024. Antes se encontraba en Configuración y miembros. También eliminaron la opción de elegir dónde añadir la nueva página, ya que ahora se añade automáticamente al final de tus páginas privadas.
Prefería la versión anterior porque ahora tengo que mover la página, lo que supone un paso adicional. Creo que Notion ha hecho este cambio para reducir el riesgo de que se acceda a información muy sensible antes de revisar el contenido y los permisos de la página.
Tras crear una nueva página 1, dale un título 2. Luego puedes empezar a escribir o pedir a la IA de Notion que te ayude a escribir, elegir entre una lista de plantillas para usar 3,o crear una base de datos/tabla 4. La última opción 5 te permite elegir entre varios diseños o vistas de base de datos disponibles para ayudarte a visualizar la información de distintas formas.
Por simplicidad y práctica, por ahora solo vamos a crear una página vacía.
Buscar
La función de búsqueda te permite encontrar rápidamente tus contenidos digitales. Sólo tienes que hacer clic en Buscar, escribir lo que buscas y hacer clic en el círculo con tres líneas para activar el filtro. Esto te permitirá ordenar tus resultados por tiempo de edición y creación. Luego puedes filtrar por Título, quién creó la página, Espacio de equipo, Incluir solo páginas o bases de datos específicas, o por Fecha.
Al lado derecho de la ventana de búsqueda, verás una captura de lo que hay dentro de esa página o base de datos para refrescar tu memoria.
IA de Notion
Notion AI o conocido en español como IA de Notion es un asistente integrado de inteligencia artificial diseñado para ayudarte a trabajar de forma más rápida, inteligente y creativa dentro de tu espacio de trabajo en Notion. Es una herramienta fenomenal para automatizar los flujos de trabajo y gestionar tu base de conocimientos.
Aquí tienes un desglose de sus principales funciones y capacidades:
Asistente de redacción:
- Generador de ideas: IA de Notion puede ayudarte a generar ideas sobre temas para tus proyectos. Puedes ajustar el tono de tu escritura para adaptarlo a diferentes públicos o propósitos.
- Redacción: Puede ayudarte a redactar correos electrónicos, publicaciones de blog, informes y otros documentos.
- Edición: IA de Notion puede ayudarte a mejorar tu escritura sugiriéndote ediciones, correcciones y frases alternativas.
- Resumir: Puede resumir textos o documentos largos, ahorrándote tiempo y esfuerzo.
Generación de texto:
- Creación de contenidos: AI de Notion puede generar nuevos contenidos basándose en tus indicaciones, como publicaciones de blog, descripciones de productos o leyendas para redes sociales.
- Traducción de idiomas: Puede traducir textos a distintos idiomas, facilitando la comunicación entre equipos o con clientes internacionales.
Automatización de tareas:
- Tareas sencillas: Utiliza la propiedad de autocompletar de IA de Notion en una base de datos para generar elementos de extracción, resúmenes, traducciones y mucho más.
Gestión del conocimiento:
- Preguntas y respuestas: IA de Notion puede responder a preguntas basadas en la información contenida en tu espacio de trabajo en Notion.
- Búsqueda y recuperación: Puede ayudarte a encontrar información relevante dentro de tu espacio de trabajo de forma más rápida y eficiente.
Características adicionales:
- Ajuste del tono: Puedes ajustar el tono de tu escritura para adaptarlo a distintos públicos o propósitos.
- Corrección ortográfica y gramatical: IA de Notion puede ayudarte a mejorar la precisión y claridad de tu escritura.
- Generación de ideas: Puede sugerir nuevas ideas o temas basándose en tu contenido existente.
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Inicio
La página de Inicio es un panel añadido en abril de 2024 que te muestra las páginas visitadas recientemente y los próximos eventos. Aunque útil, la página de inicio es demasiado genérica. Yo prefiero crear una página con un panel de información personal porque mis necesidades personales o profesionales y la información del proyecto seguramente variarán.
La página de Inicio incluye las siguientes secciones:
- Páginas recientes: Esta sección mostrará las últimas veinte páginas que has visitado. Sigue desplazándote hacia la derecha para verlas todas.
- Próximos eventos: Cuando conectes el calendario de Notion con el calendario de Google, mostrará los próximos eventos hasta siete días.
- Vistas de base de datos: Te permite conectarte a una base de datos. Esto es útil para tareas o elementos que necesites visitar con frecuencia.
- Una sección Aprender que muestra tutoriales de Notion. Puedes ocultar los cursos completados u ocultar esta sección de la página de Inicio.
- Una sección de Plantillas destacadas que muestra seis plantillas creadas por Notion. Puedes explorar más plantillas de Notion desde allí u ocultar esta sección desde Inicio.
Bandeja de entrada
La Bandeja de entrada, 1 antes conocida como Actualizaciones, muestra todas las notificaciones activadas por recordatorios, cambios de página realizados por otros, o cuando se te menciona en un comentario. 2 Puedes hacer clic en los puntos ●●● para «Marcar todas como leídas» o «Archivar todas» las notificaciones para vaciar tu Bandeja de entrada. También puedes filtrar las notificaciones, pero esta función no me parece muy útil, ya que sólo tiene cuatro opciones de filtrado. Sería estupendo poder disponer de las mismas opciones de filtrado en la Búsqueda.
Cuando pasas el ratón por encima de una notificación 3, tienes tres opciones:
- Cambia la configuración de las notificaciones de la página para incluir «Todas las notificaciones», «Todos los comentarios» o sólo «Respuestas y menciones». La última opción me parece muy útil cuando tienes una página con mucha actividad y quieres reducir el número de notificaciones a sólo los elementos de acción que requieren tu atención.
- Marcar notificación como leída
- Archivar notificación
Barra lateral inferior izquierda
La barra lateral inferior izquierda contendrá todas tus páginas y bases de datos para un acceso y gestión rápidos. Las siguientes funciones hacen que esta sección sea intuitiva y versátil:
- Accede a las páginas y bases de datos de tu espacio de trabajo, que pueden agruparse en distintas categorías, como Favoritos, Espacios de equipo, Compartidas y Privada. Sólo verás estas categorías cuando tengan páginas asignadas.
- Mantente organizado. Puedes arrastrar y soltar páginas individuales, bases de datos o espacios de equipo completos para organizar tu espacio de trabajo de la forma que mejor se adapte a tus necesidades. Si haces clic en los espacios de equipo o en los conmutadores situados junto a cada página, podrás expandir o contraer todas las páginas o bases de datos que contenga (las bases de datos mostrarán un ● a la izquierda del título de la base de datos).
- Añade rápidamente páginas y bases de datos, o crea nuevos espacios de equipo haciendo clic en el signo +.
- Haz clic en el ●●● para acceder a la configuración de la página o del espacio de equipo.
- Al final de esta sección, encontrarás enlaces a funciones adicionales como el Calendario Notion, Configuración, Plantillas, Papelera y Ayuda. Ampliaré esta información en futuras lecciones.
Configuración
Configuración te permite editar la configuración de tu cuenta personal y de tu espacio de trabajo. Ampliaré esta sección en una próxima lección.
Página derecha
Ahora que ya sabes cómo navegar por la barra lateral izquierda, podemos hablar de cómo navegar por la página de la derecha, comúnmente conocida como el editor. En esta área, añadirás y editarás tu contenido, que puede ser una página o una base de datos.
Personaliza tu página
¿Recuerdas el dicho «Una imagen vale más que mil palabras»? Esto es cierto cuando intentas recuperar información en Notion. Las dos funciones siguientes te ayudarán a organizar visualmente tus páginas y bases de datos:
- Agrega una portada a la página 1: incluye una imagen que pueda ilustrar el contenido. Puedes subir o pegar un enlace de una imagen. Esto ayuda a visualizar el contenido en las vistas de tablero y galería.
- Agrega un icono a la página 2: Utilizo iconos para representar categorías. Esto me ayuda a diferenciar entre páginas, bases de datos y su finalidad. Por ejemplo, podrías utilizar el icono de la lupa
para una página centrada en la investigación o para objetivos.
Ajustes de página
Las siguientes funciones, situadas en la esquina superior derecha, te permitirán personalizar tu página:
- Compartir: Invita a otros a ver o editar la página o las subpáginas. También puedes publicar un sitio web estático de la página. Exploraré la configuración de permisos en otra lección.
- Ver y filtrar todos los comentarios y sugerencias de esa página.
- Ver todas las notificaciones de la página, estadísticas y el historial (esta última opción sólo para los planes de pago).
- Marca la página como favorita para que aparezca en la parte superior de la barra lateral izquierda y puedas acceder a ella rápidamente.
- Si haces clic en
●●●, se abrirán ajustes adicionales de la página:- Estilo de fuente: Por defecto, Serif y Mono. Prefiero la primera opción para mantener la sencillez.
- Texto pequeño: al activar esta función se comprime el texto. Es un poco contraproducente, ya que tengo que hacer un esfuerzo adicional para mantener la concentración. Prefiero dejarla desactivada.
- Ancho completo: Estira el contenido eliminando los límites de margen establecidos por Notion. Prefiero la anchura completa para mantener la fluidez de los bloques.
- Sugerir ediciones: Cuando esté activada, las ediciones que hagas aparecerán en azul. Después, tendrás que aceptarlas o rechazarlas. Tendrás que desactivar este ajuste cuando hayas terminado de hacer ediciones.
- Bloquear página; esto es útil para páginas con mucho tráfico cuando no quieres que haya personas que hagan ediciones accidentales.
- Índice; me encanta esta función, especialmente cuando tienes una página muy larga que contiene encabezados H1 y H2. En lugar de desplazarte arriba y abajo por el documento, basta con pasar el ratón por encima de las líneas horizontales de la derecha para activar la ventana.
- Dictado: Esta función te permite escribir con las manos libres.
- Personalizar página; te permite controlar el comportamiento de las discusiones en el nivel superior de la página, los vínculos de retroceso y los comentarios de la página. Para no saturar tu editor, te recomiendo que desactives los «Debates de la página» y los «Mostrar enlaces internos», y que configures los «Comentarios integrados» a «Comprimida». Activa los enlaces internos sólo cuando quieras ver todas las páginas que enlazan con la página actual cuando se menciona.
- Convertir en wiki; Hay momentos en los que convertir una página en wiki resulta útil. Especialmente cuando tienes un repositorio de páginas con información que necesita ser revisada y actualizada. Notion creará un menú desplegable debajo del título de la página con una vista de tabla que mostrará todas las páginas a las que haces referencia, persona que creó la página y el estado de verificación.
- Notificar; es útil cuando quieres controlar la cantidad de notificaciones que recibes de la página. Puedes elegir «Todas los comentarios» o «Respuestas y menciones». Yo prefiero la última opción para mantener la cordura.
- Los demás ajustes se explican por sí solos, así que no entraré en detalles. Importar, Exportar y Conectarse a se explicarán en otra lección.
Estilo de texto - Barra de herramientas
La barra de herramientas para estilo de texto le da vida a tu texto. Después de crear una página, puedes empezar a escribir colocando el cursor debajo del título. Luego, puedes activar la barra de herramientas resaltando el texto. A continuación se muestran algunas de las funciones y opciones de formato disponibles:
- Explica: Aparece cuando se resaltan menos de ocho palabras. IA de Notion leerá las palabras y luego toda la página para proporcionar un contexto o una definición. Podría utilizarse para resúmenes.
- Mejorar la redacción: Aparece cuando se resaltan más de ocho palabras. IA de Notion mejorará y reescribirá el texto. Genial para cuando se sufre de bloqueo del escritor.
- Pregúntale a la IA: para mejorar tu redacción, resumir contenidos, traducir y mucho más.
- Texto: convierte texto en un encabezado, una lista de tareas o cualquier bloque básico. ¡Me encanta esta función!
- Enlace – puedes enlazar a una página web o a otra página o base de datos de tu espacio de trabajo.
- Comentar: deja un comentario en la zona resaltada para una colaboración puntual.
- Sugiere ediciones
- Negrita
- Cursiva
- Subrayar
Tachado– en caso de que estés editando un párrafo que deba ser sustituido.- </> Marcar como código – para desarrolladores de programas que quieran producir una documentación más limpia.
- √ – marca como ecuación: de z=x^2+y^2 a z=²+²
- Cambia el color del texto y del fondo.
- Haz clic en
●●●para abrir el menú para ajustes del bloque.
Atajos de los comandos de formato
Estos comandos son muy útiles para editar el contenido existente sin tocar el ratón o el panel táctil. Piensa cuántas veces coges el ratón en un minuto. ¿Cinco, diez veces? Estos atajos y comandos pueden ayudarte a mantener la concentración evitando hacer un paso más en tu proceso de escritura.
Los comandos que aparecen a continuación sólo se aplicarán al bloque activo actual y tu cursor puede estar en cualquier parte del texto.
| Resultado | Comando |
|---|---|
| Transforma el tipo de bloque en... | /conv |
| Convertir bloque a una lista | /convlist |
| Cambiar el color del texto a rojo | /rojo |
| Cambiar el color de fondo a amarillo | /amarifon |
| Cambia al color de texto o fondo a predeterminado | /def |
Estilo Markdown
Notion utiliza un formato de texto plano fácil de escribir en su editor para admitir todo el estilo Markdown en web, móvil y escritorio.
Por si no has oído hablar del término Markdown, es un lenguaje de marcado creado por John Gruber en 2004 para facilitar la escritura de texto formateado utilizando texto plano. Se utiliza a menudo para escribir documentación, entradas de blog y otros tipos de contenido.
Para saber más sobre este tema, puedes visitar la página Sintaxis Básica del sitio web La Guía Markdown.
Atajos de Markdown
Acelera tu escritura con esta lista de comandos markdown compatibles en Notion.
| Elemento | Sintaxis Markdown |
|---|---|
| Encabezado 1 | # + tabulador |
| Encabezado 2 | ## + tabulador |
| Encabezado 3 | ### + tabulador |
| Lista desplegable | > + tabulador |
| Bloque de cita | " + tabulador |
| Lista de números/letras | 1., a. , o i. + tabulador |
| Lista de tareas con casilla de verificación | [] + tabulador |
| Lista con viñetas | *, -, +, + tabulador |
| Negrita | ** a ambos lados del texto |
| Cursiva | * a ambos lados del texto |
| Código en línea | ` a ambos lados del texto |
| Bloque de código | `` a ambos lados del texto |
| Tachado | ~ a ambos lados del texto |
| Línea horizontal | --- |
Bloques de contenido
Los bloques de contenido son la base para crear cualquier cosa que puedas imaginar en Notion. Te permiten personalizar tu página con muchos tipos diferentes de contenido, desde imágenes a vídeos y bases de datos, por mencionar algunos ejemplos.
Cuando pulsas el comando barra / en cualquier lugar de una página, aparece un menú de tipos de contenido. Puedes utilizar desde bloques básicos, como un Encabezado o una Lista de tareas, hasta opciones más avanzadas, como subir archivos multimedia o agregar vídeos. Ampliaré la información sobre los distintos tipos de bloques de contenido en la siguiente lección Profundiza los Bloques de Notion.
Configuración de bloque de contenido
La configuración de los bloques de contenido te permite acceder a un menú de opciones que pueden ser ligeramente diferentes según el tipo de bloque. Haz clic en los seis puntos para activar el menú. También se conoce como menú de acciones. Consulta la segunda lección para aprender a editar un bloque en Notion.
Arrastrar y soltar
Arrastrar y soltar te permite mover cualquier bloque de contenido a donde quieras en la misma página. Sólo tienes que hacer clic en el icono gris de seis puntos situado a la izquierda del bloque y arrastrarlo.
Icono IA de Notion
Y por último, en la parte inferior derecha de la página, encontrarás el icono IA de Notion. Activa la herramienta de inteligencia artificial de Notion para la página actual y veras que tiene la misma funcionalidad que la que se encuentra en la barra lateral superior izquierda.
Al hacer clic, aparecerá una ventana emergente con una lista de elementos sugeridos para esa página. A medida que llenes y hagas crecer tu espacio de trabajo, Ask AI o Pregúntale a la IA se convertirá en tu motor de búsqueda sobrealimentado para encontrar lo que necesitas en segundos.
En esta lección hemos aprendido a navegar por la interfaz de Notion. Hemos dividido los elementos clave de la interfaz en secciones manejables, como la barra lateral superior izquierda, la barra lateral inferior izquierda y la página derecha (editor). Cada una de estas secciones tiene una finalidad única para ayudarte a organizar y gestionar tu espacio de trabajo. Ahora que comprendes estos elementos, estarás equipado con los conocimientos necesarios para explorar con confianza todo lo que Notion puede ofrecerte.
Esta lección forma parte del curso Esenciales de Notion: Curso Intensivo. Para continuar tu aprendizaje y el dominio de Notion, en la próxima lección profundizaremos en los bloques de Notion, que son los elementos fundamentales que alimentan el editor de páginas para desbloquear infinitas posibilidades.
¿No ha sido genial esta lección? ¿Te sientes más seguro de tu capacidad para navegar por Notion después de leer esto? Únete a mi lista de correo electrónico para tener acceso exclusivo a futuras lecciones, consejos y recursos.»
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